Autonomia i control dels viatges corporatius, amb Ween

*Contingut creat i cedit per Smart Travel News

En un entorn on els desplaçaments d’empresa exigeixen cada vegada més agilitat, el sector dels Business Travel afronta el repte constant d’equilibrar el control corporatiu amb l’autonomia de les persones que viatgen.

Per donar resposta a aquesta necessitat, les solucions tecnològiques avançades permeten centralitzar les reserves, automatitzar les polítiques de despeses i integrar criteris de sostenibilitat de manera eficient.

En aquesta entrevista amb Sergi Anter, Digital Selling, Partners & Supplier Manager de Ween, aprofundim en com la innovació en software, combinada amb l’assessorament expert i la modularitat, està democratitzant la gestió dels viatges tant per a pimes com per a grans corporacions, i facilita la transició cap a models més productius, eficients i sostenibles.

Ween és una de les més de 150 empreses membres del Tech Tourism Cluster. Ens pots explicar breument els elements principals de la vostra empresa?

Ween és una empresa tecnològica especialitzada en la gestió de viatges corporatius. A través d’una plataforma web i una aplicació mòbil nativa, centralitza la reserva de vols, trens, hotels i vehicles de lloguer, juntament amb altres funcionalitats relacionades amb el control i l’administració dels viatges.

La nostra solució combina la possibilitat que les persones viatgeres puguin fer les seves pròpies reserves de manera autònoma amb funcionalitats adreçades als responsables de l’empresa: polítiques de viatge, fluxos d’aprovació, centres de cost, referències a les factures o diferents permisos per rols, així com la gestió multisocietat, alertes, mapes d'ubicació de les persones viatgeres en casos d’assistència o seguretat, informes i visibilitat sobre les reserves efectuades.

Apostem per un model de gestió híbrid. La tecnologia permet resoldre de manera autònoma les gestions habituals, mentre que els nostres Ween Advisors —agències especialitzades en viatges d’empresa— ofereixen assistència professional quan una reserva, una incidència o un itinerari requereix intervenció humana, així com quan l’empresa o la persona viatgera necessita l’assessorament d’una persona experta per gestionar un viatge complex.

Ens adrecem a empreses de diferents dimensions, des de petites empreses amb poques persones viatgeres fins a organitzacions amb estructures, polítiques i necessitats d’integració més complexes.

En els viatges corporatius sempre hi ha hagut una tensió entre la flexibilitat de les persones treballadores i el control que exigeix l’empresa. Com aconsegueix Ween resoldre aquest dilema?

No creiem que el control empresarial i una bona experiència de viatge siguin objectius incompatibles. El problema apareix quan el control s’aplica mitjançant processos externs a la reserva o quan no està alineat amb les necessitats de les persones viatgeres i el mercat dels viatges. Mantenir el control mitjançant correus electrònics, autoritzacions manuals o fulls de càlcul només genera ineficiències, dispersió de la informació i interrupcions.

El nostre plantejament consisteix a incorporar les normes de l’empresa dins del mateix procés de viatge. La companyia pot definir polítiques, pressupostos, centres de cost, permisos i circuits d’aprovació. D’aquesta manera, la persona viatgera coneix des del principi el marc en què pot fer les reserves i la persona responsable disposa de traçabilitat i visibilitat sense haver de revisar manualment cada gestió.

Alhora, la persona usuària manté la capacitat d’escollir entre diferents alternatives de transport i allotjament, pot configurar el seu perfil personal i les seves preferències, consultar els seus viatges des de l’aplicació i rebre assistència quan la necessita.

L’objectiu no és eliminar totes les excepcions, perquè els viatges corporatius estan plens de canvis i imprevistos, sinó gestionar automàticament els casos habituals i reservar la intervenció humana per a aquells que realment ho requereixen. El benefici compartit apareix quan l’empresa guanya control sense afegir burocràcia i la persona viatgera obté autonomia sense haver d’actuar fora de la política corporativa.

Heu automatitzat les polítiques de viatge, les aprovacions i la integració del control de despeses amb OKTicket. Quin ha estat el repte tecnològic i de producte més gran?

El principal repte ha estat convertir un ecosistema molt fragmentat en una experiència aparentment senzilla per a la persona usuària. Darrere d’una reserva intervenen moltes fonts de contingut, sistemes i normes diferents: distribució aèria GDS, NDC i low cost, diferents operadors ferroviaris, distribuïdors hotelers, companyies de lloguer de vehicles, mitjans de pagament o garanties, polítiques internes i sistemes de gestió de despeses.

La dificultat no consisteix únicament a connectar aquests sistemes, sinó també a normalitzar-ne la informació i mantenir la coherència durant tot el cicle de reserva.

Des del punt de vista del producte, un altre repte ha estat, i continua sent, simplificar el procés de compra amb una interfície senzilla per a la persona usuària i amb el mínim nombre de clics o passos possible, sense amagar informació rellevant. També cal poder integrar nous proveïdors o productes que aportin valor a les persones que viatgen per feina i a les empreses, adaptant-los a la nostra plataforma, com és el cas d’OKTicket o, més recentment, de Reclamatravel.

Amb OKTicket oferim una solució complementària per a la gestió digital de totes les despeses mitjançant un partner expert, que aporta control i eficiència eliminant tasques manuals que no generen valor.

Com ajuda Ween les petites i mitjanes empreses a accedir als viatges corporatius (Business Travel)?

Moltes pimes gestionen els seus viatges de manera dispersa perquè consideren que implantar una eina especialitzada requereix un volum elevat de desplaçaments, un projecte tecnològic complex o un cost fix difícil de justificar. El resultat acostuma a ser una combinació de reserves fetes en diferents webs, factures descentralitzades o sense factura, poca informació consolidada sobre les despeses, manca de control i ineficiència.

Un dels nostres reptes és explicar a les empreses i acompanyar-les en la necessitat de disposar d’una solució de gestió de viatges i d’un suport especialitzat, que contribueixen a millorar-ne la productivitat independentment del volum de viatges.

Ween aborda aquesta realitat mitjançant un model modular. Disposem d’un pla Freemium per a micropimes amb poques persones viatgeres o per a empreses que volen començar a provar la solució, amb el qual poden testar l’eina en una fase inicial i, posteriorment, passar al nostre pla Plus, que permet incloure múltiples persones usuàries, parametritzar polítiques o tenir accés multisocietat.

La centralització permet saber quant es gasta i com, qui viatja i a quin centre de cost o projecte s’imputen les despeses. També facilita l’accés a contingut professional i a tarifes negociades sense que la pime o l’empresa hagi de buscar alternatives i opcions en múltiples webs.

Però, a més, ja no ens adrecem únicament a pimes, sinó que moltes de les nostres empreses clientes actuals són grans corporacions. Aquestes empreses demanen una eina digital per gestionar els seus viatges senzills o repetitius. Ja no volen continuar enviant correus electrònics o fent trucades per gestionar les reserves, i la nostra solució els ofereix el que necessiten, mantenint el suport, l’assessorament i la gestió de la seva agència de viatges habitual (els nostres Ween Advisors).

Democratitzar els viatges corporatius no significa garantir automàticament un estalvi, perquè aquest depèn del volum, de l’antelació i del comportament de compra. Significa facilitar a les empreses eines de control, informació i assistència que abans estaven associades principalment a les grans corporacions.

Teniu certificacions com Biosphere i Green & Human. Com evoluciona Ween per integrar la sostenibilitat i la petjada de carboni?

Les certificacions Biosphere i Green & Human reflecteixen els nostres valors i ajuden a incorporar criteris ambientals i socials en la gestió de la nostra empresa. Tanmateix, entenem que una certificació no s’ha de considerar un punt d’arribada ni substitueix la mesura de l’impacte real dels viatges.

Des del punt de vista del producte, l’evolució passa per integrar progressivament la sostenibilitat en la decisió de compra de l’empresa i de la persona viatgera. Això implica poder mostrar estimacions d’emissions, comparar alternatives de transport quan siguin raonables i consolidar informació sobre la petjada associada als desplaçaments de cada empresa.

Avui dia, poder oferir aquesta informació en temps real a les persones que viatgen per feina és extremadament complex i difícil, per la manca d’un criteri general respecte a la informació i l’accés a aquesta.

El pas següent és que aquestes dades no es limitin a un informe posterior. S’haurien de poder incorporar a les polítiques de viatge, als processos d’aprovació i als quadres de seguiment, juntament amb variables com el preu, la durada o les condicions de la tarifa.

El nostre objectiu és poder oferir a la persona usuària, abans de reservar, totes les opcions o alternatives possibles d’una manera molt visual, i conscienciar sobre l’ús d’un mitjà de transport o un altre.

El repte és utilitzar metodologies coherents i explicar que es tracta d’estimacions, evitant transmetre una precisió que les dades disponibles no permeten. La sostenibilitat s’ha de convertir en un criteri pràctic i mesurable de gestió, no únicament en una declaració d’intencions.

Actualment, ja disposem d’informes que podem proporcionar a les empreses clientes sobre les emissions de la petjada de carboni en funció del mitjà de transport i de l’origen i la destinació utilitzats.

Quines sinergies trobeu dins del Tech Tourism Cluster i com us ajuden davant dels grans actors globals?

Formar part del Tech Tourism Cluster (TTC) significa formar part d’un entorn d’empreses totalment alineades amb Ween, el turisme i la tecnologia.

Aquest ecosistema ens permet crear sinergies amb un objectiu compartit: la implementació i el desenvolupament de la tecnologia per a l’ecosistema turístic.

A més, després de dos anys formant part del TTC i amb l’orgull de ser-ne el soci número 100, ens ha permès generar nous contactes, compartir coneixements i inquietuds, accedir a formació i difusió i, per què no, generar nous clients entre les empreses del mateix clúster.

La veritat és que crec que l’organització ha aconseguit crear un grup de socis i empreses amb un ambient i unes inquietuds molt professionals, però alhora molt proper, que ens permet compartir, generar sinergies i, també cal dir-ho, tenir molt bon rotllo.