L'evolució de la gestió d'esdeveniments corporatius, amb BeGuest

*Contingut creat i cedit per Smart Travel News

El sector de l’organització de congressos i esdeveniments corporatius afronta el repte de simplificar operatives complexes i reduir la dependència d’eines fragmentades.

La implementació de plataformes tecnològiques integrals permet automatitzar processos clau —des de la inscripció inicial i la signatura de documents fins al control d’accessos i la gestió hotelera—, facilita una capacitat de reacció immediata davant dels imprevistos i optimitza la comunicació personalitzada amb les persones assistents.

Per aprofundir en aquest àmbit, hem tingut l’oportunitat d’entrevistar Xavier Casals, CEO i CTO de Parlam i BeGuest, dues plataformes SaaS orientades a resoldre necessitats específiques en els àmbits de la gestió de traduccions i de la gestió de persones convidades i esdeveniments. BeGuest és una de les més de 150 empreses membres del Tech Tourism Cluster, una agrupació d’empreses amb models de negoci híbrids entre tecnologia i turisme, juntament amb agents de l’ecosistema tecnològic i de coneixement, com ara universitats i centres de recerca.

BeGuest és una de les més de 150 empreses membres del Tech Tourism Cluster. Ens pots explicar els principals elements de la vostra empresa?

BeGuest és una plataforma que acompanya les agències i els equips d’esdeveniments durant tota l’execució d’un esdeveniment. Des que s’obre el període d’inscripció fins al control d’accessos el dia de l’esdeveniment i els informes posteriors, la idea és que l’organització tingui un únic espai des del qual gestionar tot el que passa. Centralitzem la informació de les persones assistents, les comunicacions i la logística, incloent-hi la gestió hotelera i dels transports. Tot plegat amb l’objectiu de facilitar la feina dels equips organitzadors i evitar que hagin de dependre de múltiples eines desconnectades entre si.

Treballem sobretot amb agències d’esdeveniments, responsables d’esdeveniments i departaments que organitzen esdeveniments corporatius, congressos i convencions. És un perfil que necessita una eina realment potent, però que no es pot permetre perdre el temps desxifrant com funciona.

Si he d’assenyalar què ens diferencia, és la nostra manera de treballar amb la clientela. Mantenim una relació molt propera amb les agències i els professionals que utilitzen BeGuest, perquè entenem que són qui millor coneix les dificultats d’organitzar un esdeveniment. Les seves necessitats influeixen directament en el nostre full de ruta de producte.

A més, comptem amb una estructura de desenvolupament molt àgil, basada en una estratègia d’integració i lliurament continus (CI/CD), que ens permet incorporar millores i noves funcionalitats amb molta rapidesa. Treballem amb cicles de desenvolupament molt curts, de manera que, quan detectem una necessitat real, som capaços de desenvolupar-la i posar-la en producció en qüestió de dies. Aquesta velocitat no és casual: és fruit de com està organitzada l’empresa internament. Una organització gran no pot escoltar i oferir solucions a aquest ritme. Nosaltres sí, i aquest és el nostre terreny.

Pel que fa al futur, volem ser el copilot invisible de les agències i les empreses: el sistema que sosté tota l’execució de l’esdeveniment de principi a fi sense que es noti. I no volem quedar-nos només en el que passa durant l’esdeveniment. Estem ampliant les nostres capacitats horitzontalment, amb integracions amb ERP, CRS i altres plataformes. Volem que BeGuest acabi sent el centre operatiu des del qual les agències gestionin els seus esdeveniments i que els seus equips puguin dedicar el temps al que realment importa: aconseguir que l’esdeveniment funcioni.

BeGuest es defineix com una solució integral que cobreix les fases prèvies, simultànies i posteriors d’un esdeveniment, des de la inscripció i el web fins als informes finals. Quin diríeu que és el principal maldecap (pain point) tradicional de les persones organitzadores que la vostra plataforma resol de manera més radical?

Probablement, un dels principals maldecaps de qualsevol persona organitzadora és gestionar informació que canvia constantment i aconseguir que arribi a les persones adequades a temps.

Pensem, per exemple, en la recollida de dades de les persones assistents. La informació personal, les preferències alimentàries, les al·lèrgies o els detalls dels vols poden acabar requerint una inversió enorme de temps quan es gestionen mitjançant correus electrònics i fulls de càlcul. Amb BeGuest, cada persona convidada disposa d’un portal des del qual pot introduir i actualitzar les seves dades directament, de manera que la informació estigui sempre accessible per a l’organització.

Un altre exemple molt habitual és la signatura de documents. Ningú vol trobar-se amb una cua de 200 persones esperant per signar una autorització i descobrir que la impressora s’ha quedat sense tinta. Preferim que la persona convidada pugui signar digitalment els documents necessaris dies abans d’arribar a l’esdeveniment, des del seu propi portal.

Però on realment es posa a prova l’operativa és davant dels imprevistos. Imaginem un xofer esperant a l’aeroport una persona assistent que ha comunicat un canvi de vol fa tot just una hora. O que, durant l’esdeveniment, la clientela decideix regalar samarretes i cal recollir les talles de 500 persones. Són situacions que poden desbordar fins i tot un equip perfectament organitzat.

BeGuest permet gestionar aquests canvis amb informació actualitzada i generar informes que reflecteixen les modificacions més recents, cosa que facilita que els equips puguin reaccionar sense haver de reconstruir manualment tota la informació.

Al final, es tracta d’aconseguir que un canvi d’última hora no es converteixi en una cadena de problemes per a tota l’organització.

L’aplicació i el portal de persones convidades centralitzen agendes, networking, xats i control d’accessos mitjançant codis QR que escaneja el personal. Com heu aconseguit equilibrar la potència tècnica de l’eina per a les persones organitzadores amb una experiència d’usuari (UX) prou àgil i intuïtiva per a les persones assistents?

Per molt que treballis l’experiència d’usuari en el disseny, el millor jutge sempre acaba sent la clientela i les incidències reals de les persones usuàries. Si alguna cosa no és intuïtiva, ho descobreixes tan bon punt la funcionalitat arriba al mercat.

En el nostre cas, treballem amb dos perfils amb necessitats molt diferents.

D’una banda, hi ha la persona organitzadora, que és la nostra clientela directa i té al davant una eina molt potent. No ens enganyem: aquesta potència requereix formació, i per això l’acompanyem en cada pas. Una persona clienta de BeGuest no ha de sentir mai que està desatesa, perquè per a nosaltres el suport no és una qüestió secundària.

De l’altra, hi ha la persona convidada, que és on tenim el repte de disseny més gran. Són persones de perfils molt diversos, gairebé mai amb coneixements tècnics, que han de poder utilitzar el portal de persones convidades, el de documents, el d’enquestes i l’aplicació de manera intuïtiva, sense haver-se de preguntar com funciona cada cosa. Aquest és el nivell d’exigència que marca el nostre disseny i, sens dubte, ho estem aconseguint.

En un esdeveniment, no totes les persones assistents necessiten rebre la mateixa informació ni en el mateix moment. Com pot ajudar la tecnologia a fer que la comunicació amb les persones convidades sigui més rellevant i personalitzada abans, durant i després de l’esdeveniment?

La clau és entendre que comunicar bé no significa comunicar més. Significa que cada persona convidada rebi únicament la informació que necessita i quan la necessita.

En un mateix esdeveniment pots tenir perfils molt diferents, amb agendes, hotels, horaris, activitats i necessitats molt diverses. Si tota la comunicació es fa de manera generalitzada, acabes enviant informació que no és rellevant per a una part de les persones assistents. Per això, a BeGuest treballem molt la segmentació. La informació de què ja disposes sobre cada persona convidada et permet crear grups i dirigir les comunicacions únicament a les persones a qui realment afecten.

Això mateix comença molt abans de l’esdeveniment. Des de la mateixa plataforma pots dissenyar i enviar correus electrònics personalitzats gràcies a l’editor, segmentar les persones destinatàries i fer un seguiment detallat de les campanyes i les mètriques. Però la comunicació no s’acaba quan la persona convidada arriba. Durant l’esdeveniment apareixen canvis i dubtes, i és aquí on entren en joc canals més immediats, com ara el xat o les notificacions push de l’aplicació.

Per a nosaltres és molt important que la comunicació sigui bidireccional. No volem que la persona convidada sigui únicament algú que rep missatges; també volem escoltar la seva veu. Per això, mitjançant les enquestes podem recollir-ne l’opinió i entendre què funciona i com ha viscut l’experiència.

Al final, l’objectiu és que l’organització pugui gestionar tota aquesta conversa des d’un mateix entorn i que la persona convidada tingui la sensació de rebre informació que té sentit per a ella en cada moment.

Si mirem cap a l’evolució de la indústria dels esdeveniments corporatius i els congressos, cap a on es dirigeix la demanda tecnològica de les empreses i quines noves capacitats o automatitzacions teniu al radar per incorporar a BeGuest?

Creiem que el sector es dirigeix cap a una gestió cada vegada més connectada i automatitzada. Les persones responsables d’esdeveniments necessiten que les eines que utilitzen es puguin comunicar entre si i que bona part de les tasques operatives deixin de dependre d’intervencions manuals.

El nostre full de ruta és ambiciós i avança precisament en aquesta direcció, amb l’objectiu de consolidar BeGuest com un ERP integral per a empreses i agències d’esdeveniments.

Una de les nostres principals línies de desenvolupament són les integracions. Estem dissenyant un framework per connectar-nos amb eines externes i aconseguir que la plataforma deixi de ser una illa. Volem, per exemple, poder comunicar canvis i imprevistos de l’esdeveniment directament per Slack, Teams, WhatsApp o correu electrònic, segons la manera de treballar de cada organització. També estem treballant en la connexió amb sistemes de gestió hotelera (CRS), per automatitzar les reserves i l’assignació d’hotels i calcular-ne els costos automàticament, sense haver d’introduir res manualment. A això hi afegim connexions amb CRM per intercanviar la informació de les persones convidades i amb ERP per traslladar-hi tota la informació que necessiten els equips d’operacions i finances.

L’altra línia són els fluxos de treball avançats (workflows). Es tracta d’un motor d’automatització amb regles de negoci senzilles que volem aprofitar sobretot en la fase On Site, per convertir-la en una fase reactiva. La idea és que un esdeveniment desencadeni automàticament les tasques que avui algú ha de fer corrents.

Posem-ne un exemple molt habitual: un conductor comunica que el seu autobús arribarà amb retard. En lloc que algú de l’equip hagi de localitzar totes les persones passatgeres i avisar-les individualment, volem que BeGuest pugui detectar la incidència i enviar automàticament una notificació a les persones afectades.

El mateix passa amb un canvi d’hotel, que pot desencadenar modificacions en el transport i en la informació que rep cada persona convidada. La nostra intenció és que aquestes accions es puguin executar de manera coordinada des de la mateixa plataforma.

Quan aquestes dues peces estiguin funcionant, la fase següent serà crear el nostre propi MCP i un assistent amb intel·ligència artificial capaç d’operar la plataforma des de l’aplicació amb una simple instrucció de veu.

Imaginem una plataforma que pugui respondre a les necessitats de la persona organitzadora mentre l’esdeveniment està en marxa, sense obligar-la a estar constantment pendent de la pantalla. Aquest és el camí que volem seguir: que la tecnologia assumeixi progressivament les tasques que es poden automatitzar i que les agències es puguin concentrar a atendre les persones convidades i gestionar l’experiència de l’esdeveniment.

Formeu part d’un entorn capdavanter en innovació, com és l’ecosistema del Tech Tourism Cluster. Quines sinergies trobeu en col·laborar dins d’aquesta xarxa d’empreses traveltech i com us ajuda a escalar la vostra tecnologia davant dels gegants globals de la distribució?

El primer que ens aporta és visibilitat, que mai no sobra. Però, més enllà d’això, el clúster reuneix persones i empreses clau del sector, i això genera sinergies de manera gairebé natural. Per a nosaltres, el valor no es limita al negoci directe: ens proporciona un termòmetre molt fiable del que passa a la indústria, i aquesta lectura ens ajuda a orientar el full de ruta amb criteri.

Davant dels grans gegants de la distribució, formar part d’una xarxa així ens permet moure’ns ràpidament i aprendre del mateix ecosistema, que és precisament on una empresa de la nostra dimensió pot obtenir un avantatge. A més, creiem que la col·laboració entre empreses especialitzades és una bona manera d’impulsar la innovació. No es tracta únicament de generar oportunitats comercials, sinó també de compartir coneixement i trobar punts de connexió entre tecnologies que es poden complementar.