Autonomia y control de los viajes corporativos, con Ween

*Contenido creado y cecido por Smart Travel News

En un entorno donde los desplazamientos de empresa exigen mayor agilidad, el sector del Business Travel afronta el reto constante de equilibrar el control corporativo con la autonomía del viajero. 

Para responder a esta necesidad, las soluciones tecnológicas avanzadas permiten centralizar reservas, automatizar políticas de gastos e integrar criterios de sostenibilidad de forma eficiente. 

En esta entrevista con Sergi Anter, Digital Selling, Partners & Supplier Manager de Ween, profundizamos en cómo la innovación en software, combinada con el asesoramiento experto y la modularidad, está democratizando la gestión de viajes tanto para pymes como para grandes corporaciones, garantizando una transición hacia modelos más productivos, eficientes y sostenibles.

Ween es uno de los más de 150 miembros del Tech Tourism Cluster. ¿Nos puedes explicar brevemente los elementos principales de vuestra empresa?

Ween es una empresa tecnológica especializada en la gestión de viajes corporativos. A través de una plataforma web y una aplicación móvil nativa, centraliza la reserva de vuelos, trenes, hoteles y vehículos de alquiler, junto con otras funciones relacionadas con el control y la administración de los viajes.

Nuestra solución combina la posibilidad de tener autonomía en reservas para el propio viajero con funcionalidades dirigidas a los responsables de la empresa: políticas de viaje, flujos de aprobación, centros de coste, referencias en factura o diferentes permisos por roles, así como gestión multisociedad, alertas, mapa de ubicación de viajeros en casos de asistencia o seguridad, informes y visibilidad sobre las reservas realizadas.

Apostamos por un modelo de gestión híbrido. La tecnología permite resolver de forma autónoma las gestiones habituales, mientras que nuestros Ween Advisors —agencias especializadas en viajes de empresa— ofrecen asistencia profesional cuando una reserva, una incidencia o un itinerario requiere intervención humana, así como si la empresa o el viajero requiere de un asesor experto para tramitar un viaje complejo.

Estamos orientados a compañías de diferentes tamaños, desde pequeñas empresas con pocos viajeros hasta organizaciones con estructuras, políticas y necesidades de integración más complejas.

En el Business Travel siempre ha existido una tensión entre la flexibilidad del empleado y el control que exige la empresa. ¿Cómo consigue Ween resolver este dilema?

No creemos que el control empresarial y una buena experiencia del viajero sean objetivos incompatibles. El problema aparece cuando el control se aplica mediante procesos externos a la reserva, o este control no está alineado con las necesidades de los viajeros y el mercado de viajes. Mantener un control mediante correos electrónicos, autorizaciones manuales o hojas de cálculo solo aporta ineficacias, dispersión de información y disrupciones.

Nuestro planteamiento consiste en incorporar las reglas de la empresa dentro del propio proceso de viaje. La compañía puede definir políticas, presupuestos, centros de coste, permisos y circuitos de aprobación. De esta manera, el viajero conoce desde el inicio el marco en el que puede reservar y el responsable dispone de trazabilidad y visibilidad sin tener que revisar manualmente cada gestión.

Al mismo tiempo, el usuario mantiene capacidad de elección entre distintas alternativas de transporte y alojamiento, puede configurar su perfil personal y sus preferencias, consultar sus viajes desde la aplicación y recibir asistencia cuando la necesita.

El objetivo no es eliminar todas las excepciones, porque los viajes corporativos están llenos de cambios e imprevistos, sino gestionar de forma automática los casos habituales y reservar la intervención humana para aquellos que realmente la requieren. El beneficio compartido aparece cuando la empresa gana control sin añadir burocracia y el viajero obtiene autonomía sin tener que actuar fuera de la política corporativa.

Habéis automatizado políticas de viaje, aprobaciones y la integración del control de gastos con OKTicket. ¿Cuál ha sido el mayor reto tecnológico y de producto?

El principal reto ha sido convertir un ecosistema muy fragmentado en una experiencia aparentemente sencilla para el usuario. Detrás de una reserva intervienen muchas fuentes de contenido, sistemas y reglas diferentes: distribución aérea GDS, NDC y low cost, diferentes operadores ferroviarios, distribuidores hoteleros, compañías de alquiler de vehículos, medios de pago o garantías, políticas internas y sistemas de gestión de gastos.

La dificultad no consiste únicamente en conectar estos sistemas, sino en normalizar su información y mantener la coherencia durante todo el ciclo de reserva. 

Desde el punto de vista de producto, otro reto ha sido y sigue siendo simplificar el proceso de compra con una interfaz sencilla para el usuario y con los menores clics o pasos posibles, sin ocultar información relevante. Así como poder integrar nuevos proveedores o productos que aporten valor al viajero de negocio y a las empresas, adaptándolo a nuestra plataforma, como es el caso de OkTicket o recientemente Reclamatravel. 

Con OkTicket ofrecemos una solución complementaria para la gestión digital de todos sus gastos mediante un partner experto, el cual les aporta control y eficiencia eliminando tareas humanas que no aportan valor.

¿Cómo ayuda Ween a las pequeñas y medianas empresas a acceder al Business Travel?

Muchas pymes gestionan sus viajes de forma dispersa, porque consideran que implantar una herramienta especializada requiere un volumen elevado, un proyecto tecnológico complejo o un coste fijo difícil de justificar. El resultado suele ser una combinación de reservas realizadas en diferentes webs, facturas descentralizadas o sin facturas, poca información consolidada sobre el gasto, descontrol e ineficiencia.

Uno de nuestros retos es explicar y acompañar a las empresas en la necesidad de contar con una solución de gestión de viajes y un soporte especializado, la cual  beneficia en su productividad independientemente del volumen de viajes. 

Ween aborda esta realidad mediante un modelo modular. Disponemos de un plan Freemium para micro-pymes con pocos viajeros o para empresas que quieren empezar a probar, con el cual pueden testear nuestra herramienta en una fase inicial, y posteriormente pasar a nuestro plan Plus, con el cual ya pueden incluir múltiples usuarios, parametrizar políticas o tener acceso multisociedad.

La centralización permite conocer cuánto se está gastando y como, quién viaja, para qué centro de coste o proyectos. También facilita el acceso a contenido profesional y tarifas negociadas sin que la pyme o empresa tenga que estar buscando alternativas y opciones mediante múltiples webs.

Pero, además, ya no solo estamos enfocados a pymes, sino que muchos de nuestros actuales clientes ya son grandes corporaciones. Estas empresas demandan una herramienta digital para gestionar sus viajes sencillos o repetitivos, ya no quieren seguir enviando mails o llamadas para gestionar sus reservas, y nuestra solución les aporta lo que necesitan, manteniendo el soporte, asesoramiento y gestión de su agencia de viajes habitual (nuestros Ween Advisors).

Democratizar el Business Travel no significa garantizar automáticamente un ahorro, porque este depende del volumen, la anticipación y el comportamiento de compra. Significa facilitar a una empresa herramientas de control, información y asistencia que antes estaban asociadas principalmente a grandes corporaciones.

Contáis con certificaciones como Biosphere y Green & Human. ¿Cómo evoluciona Ween para integrar la sostenibilidad y la huella de carbono?

Las certificaciones Biosphere y Green & Human indican nuestros valores y ayudan a incorporar criterios ambientales y sociales dentro de la gestión de nuestra empresa. Sin embargo, entendemos que una certificación no debe considerarse un punto de llegada ni sustituye la medición del impacto real de los viajes.

Desde el punto de vista del producto, la evolución pasa por integrar progresivamente la sostenibilidad dentro de la decisión de compra de la empresa y el viajero. Esto implica poder mostrar estimaciones de emisiones, comparar alternativas de transporte cuando sean razonables y consolidar información sobre la huella asociada a los desplazamientos de cada empresa.

Hoy en día, poder ofrecer esta información en tiempo real a los viajeros de negocios es extremadamente complejo y difícil, por la falta de criterio general respecto a la información y el acceso a ella.

El siguiente paso es que estos datos no se limiten a un informe posterior. Deberían poder incorporarse a las políticas de viaje, a los procesos de aprobación y a los cuadros de seguimiento, junto con variables como el precio, la duración o las condiciones de la tarifa. 

Nuestro objetivo es poder ofrecer al usuario, antes de reservar, todas las opciones o alternativas posibles de una manera muy visual, y poder concienciar sobre el uso de un medio de transporte otro.

El reto es utilizar metodologías consistentes y explicar que se trata de estimaciones, evitando transmitir una precisión que los datos disponibles no permiten. La sostenibilidad debe convertirse en un criterio práctico y medible de gestión, no únicamente en una declaración de intenciones.

Actualmente ya disponemos de informes que podemos proporcionar a nuestros clientes sobre las emisiones de huella de carbono en función del transporte y origen-destino utilizado.

¿Qué sinergias encontráis dentro del Tech Tourism Cluster y cómo os ayudan frente a los grandes actores globales?

Formar parte del Tech Tourism Cluster (TTC) es formar parte de un entorno de empresas totalmente alineados a Ween, turismo y tecnología.

Este ecosistema nos permite poder crear sinergias con el mismo objetivo, la implementación y desarrollo de la tecnología para el ecosistema turístico.

Además, tras 2 años formando parte del TTC y con orgullo siendo el socio numero 100, nos permite generar contactos nuevos, compartir conocimientos e inquietudes, formación, difusión, y por qué no, generar clientes de las empresas del mismo clúster.

La verdad es que creo que la organización ha conseguido crear un grupo de socios y empresas con un ambiente e inquietudes muy profesionales, pero a su vez muy cercana, que permite compartir entre nosotros, generar sinergias y, también cabe decirlo, muy “buen rollo”.