Digtalització hotelera, amb Uplaan

*Contingut creat i cedit per Smart Travel News

Aconseguir que una sola acció de la persona allotjada des del seu dispositiu activi automàticament tasques de neteja, manteniment o alertes de seguretat és clau per a l’eficiència actual. Analitzem com les eines especialitzades transformen la comunicació entre els equips de recepció i els equips operatius. També examinem les mètriques de reducció de costos i el valor d’impulsar la innovació dins de l’ecosistema traveltech.

Per conèixer més a fons aquest àmbit, hem entrevistat Pol Castarlenas, soci i director comercial de Uplaan, una de les més de 150 empreses membres del Tech Tourism Cluster, una agrupació d’empreses amb models de negoci híbrids entre tecnologia i turisme, juntament amb agents de l’ecosistema tecnològic i del coneixement, com ara universitats i centres de recerca.

Ens pots explicar breument els elements principals de la vostra empresa?

Uplaan és una empresa tecnològica especialitzada en la digitalització d’empreses turístiques, especialment càmpings, resorts i hotels. La nostra proposta combina una aplicació mòbil personalitzada per a la persona allotjada amb un back office des del qual els equips poden gestionar diferents àrees de l’operativa.

Des de l’app, la clientela pot consultar i contractar serveis, reservar activitats, accedir a esdeveniments o fer compres. Alhora, aquestes accions poden generar automàticament els processos interns necessaris perquè els equips les puguin gestionar.

Un altre element important és la nostra capacitat d’integració amb l’ecosistema tecnològic que ja utilitza cada establiment. Actualment, treballem i col·laborem amb diferents PMS, així com amb altres proveïdors i solucions de bugaderia, panys intel·ligents, WIFI, reompliment d’aigua, activitats externes, etc.

El nostre objectiu és que la tecnologia millori tant l’experiència de la persona allotjada com l’eficiència dels equips que hi ha al darrere.

Com aconseguiu equilibrar, des d’Uplaan, l’experiència digital de la clientela (compres, reserves i esdeveniments) amb una simplificació real de les operacions internes del negoci?

Per a nosaltres, totes dues coses estan directament relacionades. No es tracta simplement de traslladar a una app processos que abans es feien a recepció, sinó d’aconseguir que les accions de la persona allotjada desencadenin automàticament els processos interns necessaris.

Un exemple és el housekeeping: podem generar tasques automàticament en funció del check-in o el check-out, i connectar els estats de neteja dels allotjaments amb el PMS, generant alertes i notificacions per al personal.

També podem connectar Uplaan amb sistemes de domòtica. Per exemple, si un detector intel·ligent identifica fum, es genera una alerta i una tasca per a la persona responsable, indicant l’allotjament concret.

La idea és que una acció digital de la persona allotjada no s’acabi al seu mòbil, sinó que activi automàticament tot el que cal fer al darrere.

Expliqueu que la plataforma se sincronitza amb els programaris de reserves existents i que es desplega de manera personalitzada en pocs dies. Quins són els principals reptes tècnics a l’hora d’integrar la vostra solució amb la gran varietat de sistemes heretats que ja utilitzen els càmpings i hotels?

La principal dificultat és la diversitat tecnològica del sector. Cada establiment pot treballar amb un PMS i un motor de reserves diferents, i tenir els seus propis processos i eines internes.

Per això, busquem que Uplaan pugui conviure amb aquest ecosistema i que la informació flueixi entre sistemes sense generar duplicitats ni nous processos manuals.

Actualment, estem integrats amb solucions com Ulyses Cloud i els diferents sistemes del grup SEPTEO, Camping.care, SGS, etc. Habitualment, un projecte pot estar en funcionament en unes dues o tres setmanes.

A més, la major part de la implantació consisteix a configurar i adaptar la plataforma. Els desenvolupaments específics es reserven per a necessitats o funcionalitats a mida.

A més de les funcionalitats orientades a la clientela, Uplaan inclou mòduls específics per gestionar tasques, incidències i fluxos de treball del personal. Com ha transformat aquesta eina l’eficiència i la comunicació entre els equips de neteja, manteniment i recepció?

El principal canvi és passar d’una gestió basada en comunicacions manuals i disperses a processos en què moltes accions generen automàticament el pas següent.

Per exemple, els estats de neteja es poden actualitzar des de l’aplicació i sincronitzar amb el PMS, generant automàticament noves tasques o alertes per al personal corresponent.

Això permet que recepció tingui visibilitat sobre l’estat dels allotjaments i que els equips operatius rebin directament les tasques que han de dur a terme. També permet estructurar processos recurrents i centralitzar indicadors, com ara els controls relacionats amb les piscines o els informes de legionel·la. L’objectiu no és substituir la comunicació entre equips, sinó fer-la més estructurada, immediata i accionable.

En centralitzar catàlegs de serveis, activitats, entrades a esdeveniments i compres directes al mòbil de la clientela mitjançant l’app, quines mètriques o increments heu observat en la despesa mitjana per client i en la venda creuada de productes addicionals, en comparació amb els mètodes tradicionals?

Un dels efectes més clars que hem observat està relacionat amb els ingressos ancillary (ingressos complementaris). De mitjana, hem registrat un increment del 22% en aquest tipus d’ingressos, impulsat per processos com el servei d’habitacions i la venda creuada de diferents serveis.

La principal diferència és que l’oferta està disponible durant tota l’estada i que la clientela pot contractar directament des del seu dispositiu, sense haver de passar per recepció.

A més, hem observat una reducció aproximada del 10% en les despeses operatives, juntament amb una disminució significativa de les cues i del volum de gestions a recepció.

Per tant, la digitalització no només permet generar ingressos addicionals, sinó també fer més eficient l’operativa i alliberar l’equip de recepció de tasques que la clientela pot fer de manera autònoma.

Formeu part d’un entorn capdavanter en innovació, com és l’ecosistema del Tech Tourism Cluster. Quines sinergies trobeu en col·laborar dins d’aquesta xarxa d’empreses traveltech i com us ajuda a escalar la vostra tecnologia davant dels grans gegants globals de la distribució?

Formar part del Tech Tourism Cluster ens permet estar en contacte amb empreses que comparteixen molts dels reptes relacionats amb la digitalització i la innovació turística.

Per a Uplaan, un dels principals avantatges és l’intercanvi de coneixement i la possibilitat de detectar oportunitats de col·laboració amb empreses de diferents àmbits de la cadena de valor turística.

Creiem que, en un sector tan ampli com el turisme, la col·laboració entre empreses especialitzades permet construir solucions més completes i adaptades a les necessitats reals dels establiments.

Davant dels grans actors globals, el nostre enfocament consisteix a conèixer molt bé un mercat, entendre'n els problemes i oferir solucions especialitzades i flexibles. Per a nosaltres, aquesta proximitat al sector i la capacitat de col·laboració són elements fonamentals per continuar creixent.